文書管理システム研修を担当させていただきました。

ITブランディングコンサルタント
Mac&Win(マックウィン)やまもとです。

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、電子文書や紙の文書を
格納・管理するコンピュータ上のシステムのことです。
文書管理手法は次のように分類されます。

  1. 配置
    文書をどこに格納するか。
    文書にアクセスするにはどこに行けばよいか。
  2. ファイリング
    文書をどのようにファイルするか。
    後の検索の補助となる構成や索引付けをどうするか。
  3. 検索
    文書をどのように見つけ出すか。
    一般に検索は、文書群を順次見ていく方法と
    特定の情報を鍵として検索する方法があります。
  4. セキュリティ
    文書の安全性をどのように保つか。
    無許可の人が文書を読んだり、改ざんしたり、
    破壊したりするのをどう防ぐか。
  5. 災害対策
    火事、洪水、その他の自然災害から、
    どうやって文書を守るか。
  6. 維持
    文書をどれだけの期間維持できるか。
    これは、その組織が情報や文書の維持(特にその期間)を
    どう定義するかというポリシーの問題です。
    これは組織としての記録管理の慣習による規則です。
  7. 保存期間
    保存期間とは、行政文書を管理するに当たって、
    その文書を何年間保存する必要があるかを
    あらかじめ定めたものです。
    定められた保存期間が経過するまでは廃棄することができません。

以上、ウィキペディアから抜粋したものです。
市ごとに、さまざまな決めごとがあり、
保存、保管、廃棄、資料など、
しっかりと文書管理がされているんですね。

ファイル管理システム研修